【例文あり】営業の担当変更で挨拶メールを送るときの５つのマナー

 

今回は、こんな疑問に答えていきます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

営業の担当変更で挨拶メールを送るときの５つのマナー

 

担当変更の連絡として、引き継ぎもスムーズに進められ、お客さんとも良好な関係を保つためには、以下の５つを押さえておけばOKです。

 

 

 

 

メールを送るタイミングを見計らう

 

結論として、担当変更の案内は早ければ良いに越したことはありません。

 

理由は、お客さんだけでなく自分が引き継ぎする側でもされる側であっても、そのための段取りや準備をすることが早くできるから。

 

ボクの場合は、早くするように心掛けていますが、もし業務に追われていて案内メールが遅れてしまったときは最低でも２週間～１ヶ月前には送るようにしています。

 

 

よくある質問：でも、引き継ぎしてもらう人が上の立場で言い出しにくいんですが？

 

もし、引き継ぎする側が上司や先輩で、なかなか担当変更の案内メールを送ってもらえないときは、引き継ぎの計画表を作るといいです。

 

引き継ぎができない理由には、多忙という背景もあるはずなので。

 

あなたに時間がある、または引き継ぎを早く進めてもらいたいときは計画表（案）を出すことで忘れていたことを思い出してもらえたり、もしくは喜んでもらえると思います。

 

 

 

連絡は前任者から後任者の順で

 

ここは言うまでもありませんが、後任者からいきなり連絡があるようでは会社としての信用問題にもなるので。

 

具体的には、前任者から担当変更になる理由・後任者の紹介・変更になる時期などを盛り込んで連絡すればOKです。

 

前任者が送った後に、後任者が送る分には問題ありません。

 

 

 

件名は、わかりやすいようにする

 

なぜ、件名がわかりやすくするべきかというとお客さんは毎日多くのメールを受信して、その中から優先順位・取捨選択しているから。

 

もし、あなたからのメールで担当変更に関する内容の件名であれば、早めに開いて見てもらえる可能性も上がります。

 

ボクは、いつも以下のように書いています。

 

 

※件名を書くときのポイントとしては、一番伝えたいことを左端へ持ってくるようにしてください。

 

 

 

文面は定型文・一斉送信にしない

 

お客さんとの関係性を良好に保つためには、必須と言えます。

 

ただ、ここは定型文を作ってコピペで使い回す人もいれば、全てのお客さんに対して一部だけでも変更して送る人に分かれてきますね。

 

ボクの場合は後者なので、担当からは外れたあとも連絡を取り合うお客さんも少なくないです。２０年前に担当していたお客さんと未だに連絡しています（笑）

 

では、具体的にどうすればいいのかと言うと、以下のような感じで大丈夫です。

 

 

自分が逆の立場で考えれば不安になることはわかると思うので、その不安を取り除くように心掛ければ伝わるはずです。

 

 

 

電話でのフォローは忘れないこと

 

アナログと思われるかもしれませんが、メールでのやり取りが増えているとはいえ、相手が人間である以上、電話や対面以上に勝るものはありません。

 

ボクの場合、メールを入れてすぐに電話するのではなく、１０～３０分くらいは空けてから電話を入れるようにしています。

 

それは、きちんとメールを読んでもらったあとに、質疑応答する意味も込めています（すぐに電話をすると、そのときは空返事されて後から問い合わせが来るので）。

 

 

改めてメールでアポイントを取る場合は、こちらの記事を参考にしてみてください。

 

【例文３選】営業マンがメールのアポイントで失敗しない５つのコツ

 

 

 

 

 

営業の担当変更で送る挨拶メールの例文【前任者＆後任者】

 

では、次に例文ですが、担当変更でよくあるパターン別に分けました。

 

 

 

 

前任者が送る挨拶メールの例文

 

まずは、前任者から送る内容ですが、大前提として長文にならないように気をつけてください。

 

 

例文１：人事異動時

 

 

 

例文２：退職時（自己都合）

 

 

 

例文３：一時的な変更時（産休・入院）

 

 

 

番外：メールのみでの連絡（コロナ対応）

 

 

 

前任者がメールを送るときのポイント

 

担当変更の挨拶メールを書く時のポイントをまとめておきます。

以下のことを意識して書ければ、相手にも印象の良い内容を送れると思います。

 

 

 

 

 

担当変更になる理由

 

ここは当然、必須ですね。相手からすれば、なぜ担当が変わるのか気になるので。

 

ボクは例文（人事異動時）のように、基本的に冒頭から書いています。

 

ただし、退職の場合は相手に衝撃を与えてしまうので、冒頭からは書かない方がいいです。

 

あと、退職時の挨拶として気をつけたいこととして、「自己都合退職」ということは明記しておかないと相手（お客さん）から見た会社の印象が変わってしまいます。飛ぶ鳥跡を濁さずで。

 

 

いつから誰になるのか

 

ここも、相手（お客さん）からすれば、どのタイミングで誰になるのかは気になって仕方ないので。

 

ボクの場合は、例文のように箇条書きにして「担当変更日」と「新担当者の名前・連絡先」を入れるようにしています。

担当変更を知らされた相手によっては、連絡先を登録しておきたい人もいるはずなので、こういうことは早く伝えておくべきです。

 

 

後任者の簡単な紹介

 

ここは人によって様々ですが、ボクは相手の立場で考えるので、簡単な経歴であったり人柄などを紹介します。

 

担当変更を知らされる側からすれば、『新しい人はどんな人なんだろう？』『何か情報はないものか』などと考えるはずなので。

 

担当変更で不安になっている気持ちを、少しでも和らげられればいいですからね。

 

 

これまでのお礼を添える

 

ここも礼儀の部分なので、漏れないように気をつけたいところです。

 

後日訪問するときよりも先にお礼を伝えることで、相手からすれば『感謝されている』と思ってもらえ、引き継ぎもスムーズにできます。

 

ちなみに、ボクは例文にもあるように、会社の窓口としての言葉も入れるようにしています。

 

 

後日訪問の旨を伝える

 

ここは文面の最後でいいので、忘れないようにしてください。

 

この部分を入れないと、相手からすれば『挨拶に来ないのか？』となってしまうので。

 

そして、出来ればメール後には電話を入れたり、アポを取るなどをしていれば「メールだけで放置している」という風に思われることもありません。

 

 

 

後任者が送る挨拶メールの例文

 

後任者の場合は、前任者が送るよりも簡潔になるように心掛けてください。

これから話す機会はいくらでもあるので、要件だけ伝えることです。

 

 

例文：別事業部からの着任

 

 

 

後任者がメールを送るときのポイント

 

後任者が送る時のポイントもまとめておきます。

新担当者からすれば緊張しますが、以下のことを押さえていれば大丈夫です。

 

 

 

 

 

簡単な自己紹介はする

 

ここは前任者が連絡するときと同様として、簡単な情報でいいので相手を安心させてあげましょう。

 

そして、謙虚な姿勢でご指導いただきたい旨も添えておけば可愛がってもらえたり、あるいは前任者にはなかった案件を任されるかもしれません。

 

 

いつから担当するのか

 

前任者が退職済みなのであれば連絡した日からになると思いますが、まだ前任者が在籍中の場合は明確な日付を添えてください。

 

 

後日訪問の旨を伝える

 

前任者が送るときと同様に、メールだけで終わらないように気をつけてください。

 

そして、たとえ前任者から日付の連絡していても、後任者としても再度送るようにすることです。

 

 

よくある質問：連絡先はどうすればいい？

 

後任者としての連絡先は署名でOKです。

 

メール文中に書いておいてもいいですが、署名は礼儀として必須なので。

 

署名内に電話番号・メールアドレス等の必要な情報を全て入れておけば、それだけで十分な情報提供になります。

 

 

 

 

 

まとめ：引き継ぎは責任のバトンタッチ

 

担当変更は顧客からすれば、デリケートな話です。

 

決して、安易に対応できるような要件ではないので、自分が本人の立場になるように心掛けることで、前任者・後任者関係なく、その後も良好な関係を保つことができます。

 

営業職に関わらず、担当変更の連絡はどんな職種でも必要になってきます。

 

それは裏返せば、あなた自身が一人前として責任ある仕事を任せられている証明でもあります。

 

なので、相手（お客さんや引き継ぐ人）に対して快く受け入れてもらえるように、あなたなりの誠意を尽くしましょう。

 

 

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