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【例文あり】営業の担当変更で挨拶メールを送るときの5つのマナー

2022年5月31日

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【例文あり】営業の担当変更で挨拶メールを送るときの5つのマナー

2022年5月31日

メールの内容に悩む営業マン

「今度、担当変更になるから、お客さんにはメールで挨拶しようと思うけど、どんな内容にすればいいんだろう?実用されている例文なんかもあったら嬉しいな・・・。」

 

今回は、こんな疑問に答えていきます。

 

 

 

 

 

 

記事の信頼性

ボクは営業経験20年であり、これまで数多くのお客さんやエリアを担当してきました。

その中で、時には後任者として引き継がれ、また時には前任者として引き継いできました。

そんな中でメールでの担当変更の挨拶も色々なお客さんに向けて送ってきたので、この経験を参考にしてもらえたらと思い、今回の記事を書きました。

 

 

 

 

 

 

営業の担当変更で挨拶メールを送るときの5つのマナー

 

担当変更の連絡として、引き継ぎもスムーズに進められ、お客さんとも良好な関係を保つためには、以下の5つを押さえておけばOKです。

 

 

  • メールを送るタイミングを見計らう
  • 連絡は前任者から後任者の順で
  • 件名は、わかりやすいようにする
  • 文面は定型文・一斉送信にしない
  • 電話でのフォローは忘れないこと

 

 

 

 

メールを送るタイミングを見計らう

 

結論として、担当変更の案内は早ければ良いに越したことはありません。

 

理由は、お客さんだけでなく自分が引き継ぎする側でもされる側であっても、そのための段取りや準備をすることが早くできるから。

 

ボクの場合は、早くするように心掛けていますが、もし業務に追われていて案内メールが遅れてしまったときは最低でも2週間~1ヶ月前には送るようにしています。

 

 

よくある質問:でも、引き継ぎしてもらう人が上の立場で言い出しにくいんですが?

 

もし、引き継ぎする側が上司や先輩で、なかなか担当変更の案内メールを送ってもらえないときは、引き継ぎの計画表を作るといいです。

 

引き継ぎができない理由には、多忙という背景もあるはずなので。

 

あなたに時間がある、または引き継ぎを早く進めてもらいたいときは計画表(案)を出すことで忘れていたことを思い出してもらえたり、もしくは喜んでもらえると思います。

 

 

 

連絡は前任者から後任者の順で

 

ここは言うまでもありませんが、後任者からいきなり連絡があるようでは会社としての信用問題にもなるので。

 

具体的には、前任者から担当変更になる理由・後任者の紹介・変更になる時期などを盛り込んで連絡すればOKです。

 

前任者が送った後に、後任者が送る分には問題ありません。

 

 

 

件名は、わかりやすいようにする

 

なぜ、件名がわかりやすくするべきかというとお客さんは毎日多くのメールを受信して、その中から優先順位・取捨選択しているから。

 

もし、あなたからのメールで担当変更に関する内容の件名であれば、早めに開いて見てもらえる可能性も上がります。

 

ボクは、いつも以下のように書いています。

 

 

  • 【担当者変更のお知らせ】株式会社○○ ○○(自分の名前)
  • 【担当者変更のご挨拶】株式会社○○ ○○(自分の名前)
  • 【担当者変更のご連絡】株式会社○○ ○○(自分の名前)

 

 

※件名を書くときのポイントとしては、一番伝えたいことを左端へ持ってくるようにしてください。

 

 

 

文面は定型文・一斉送信にしない

 

お客さんとの関係性を良好に保つためには、必須と言えます。

 

ただ、ここは定型文を作ってコピペで使い回す人もいれば、全てのお客さんに対して一部だけでも変更して送る人に分かれてきますね。

 

ボクの場合は後者なので、担当からは外れたあとも連絡を取り合うお客さんも少なくないです。20年前に担当していたお客さんと未だに連絡しています(笑)

 

では、具体的にどうすればいいのかと言うと、以下のような感じで大丈夫です。

 

 

  • 引き継ぎする側であれば、お礼の言葉をその人との思い出や共有したことを書く
  • 引き継ぎされる側であれば、今後取引する上での夢や願望を書く

 

 

自分が逆の立場で考えれば不安になることはわかると思うので、その不安を取り除くように心掛ければ伝わるはずです。

 

 

 

電話でのフォローは忘れないこと

 

アナログと思われるかもしれませんが、メールでのやり取りが増えているとはいえ、相手が人間である以上、電話や対面以上に勝るものはありません。

 

ボクの場合、メールを入れてすぐに電話するのではなく、10~30分くらいは空けてから電話を入れるようにしています。

 

それは、きちんとメールを読んでもらったあとに、質疑応答する意味も込めています(すぐに電話をすると、そのときは空返事されて後から問い合わせが来るので)。

 

 

改めてメールでアポイントを取る場合は、こちらの記事を参考にしてみてください。

 

【例文3選】営業マンがメールのアポイントで失敗しない5つのコツ

 

 

 

 

 

営業の担当変更で送る挨拶メールの例文【前任者&後任者】

 

では、次に例文ですが、担当変更でよくあるパターン別に分けました。

 

 

前任者が送る挨拶メールの例文

  • 例文1:人事異動時
  • 例文2:退職時(自己都合)
  • 例文3:一時的な変更時(産休・入院)
  • 番外:メールのみでの連絡(コロナ対応)
  • 前任者が送るときのポイント

 

後任者が送る挨拶メールの例文

  • 例文:別事業部からの着任
  • 後任者が送るときのポイント

 

 

 

 

前任者が送る挨拶メールの例文

 

まずは、前任者から送る内容ですが、大前提として長文にならないように気をつけてください。

 

 

例文1:人事異動時

 

 

件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社○○ ○○(名前)

 

〇〇〇〇株式会社

〇〇部〇〇課

課長

〇〇様

 

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

 

早速ではございますが、弊社人事異動に伴いまして、下記にて営業担当変更のご連絡を申し上げます。

 

■担当変更日

・○月○○日(○)

 

■新担当者及び連絡先

・新担当者:△△ △△(読みかな)

・E-Mail:○○○○○@○○○○○.○○.○○

・携帯電話:○○○-○○○○-○○○○

 

上記の通り、後任者には△△(後任者)が着任いたしますが、△△(後任者)は入社以来、同部署にて営業サポートに携わってきておりました。

私も、△△(後任者)にはお客様対応の際に何度か助けられておりますので、きっと貴社のお力にもなれると信じております。

 

また、私につきましても、これまで大変お世話になりまして、誠にありがとうございました。

○○様には☐☐を導入いただけたことで、貴社のお取引額も大きくなりました。

今後も変わらぬご指導ご鞭撻をいただけますと、幸いでございます。

 

後日改めまして、△△(後任者)とともにご挨拶にお伺いさせていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

※以下、署名省略

 

 

 

例文2:退職時(自己都合)

 

 

件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社○○ ○○(名前)

 

〇〇〇〇株式会社

〇〇部〇〇課

課長

〇〇様

 

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

 

早速ではございますが、貴社を担当させていただいております件につきまして、弊社担当変更のご連絡を申し上げます。

 

■担当変更日

・○月○○日(○)

 

■新担当者及び連絡先

・新担当者:△△ △△(読みかな)

・E-Mail:○○○○○@○○○○○.○○.○○

・携帯電話:○○○-○○○○-○○○○

 

上記の通り、後任者には△△(後任者)が着任することになりますが、私の前担当者でもございますので、ご紹介は割愛させていただきます。

 

なお、私事ではございますが、○月○○日をもちまして自己都合にて退職することとなりましたので、合わせてご連絡とさせていただきます。

在任中は至らない点もありご迷惑をお掛けしたかと思いますが、○○様にはご指導ご鞭撻いただけ、大変お世話になり感謝しております。

 

後日改めまして、△△(後任者)とともにご挨拶にお伺いさせていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

※以下、署名省略

 

 

 

例文3:一時的な変更時(産休・入院)

 

 

件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社○○ ○○(名前)

 

〇〇〇〇株式会社

〇〇部〇〇課

課長

〇〇様

 

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

 

早速ではございますが、下記にて営業担当変更のご連絡を申し上げます。

私事で大変恐縮ではございますが、今年の○月に出産(手術)を控えておりまして、下記日程より出産休暇(傷病休暇)を取得させていただくこととなりました。

休暇中は、下記の担当者が貴社窓口として対応させていただきますので、よろしくお願いいたします。

 

■担当変更日

・○月○○日(○)

 

■新担当者及び連絡先

・新担当者:△△ △△(読みかな)

・E-Mail:○○○○○@○○○○○.○○.○○

・携帯電話:○○○-○○○○-○○○○

 

貴社へご迷惑をお掛けしないよう、引き継ぎ業務は滞りなく進めてまいりますので、ご安心ください。

 

長期間に渡り職場及び業務から離れる不安はありますが、復職後は○○様にご連絡させていただきますので、変わらぬご愛顧をいただきますよう、お願い申し上げます。

 

それでは、後日改めて△△(後任者)とともにご挨拶にお伺いさせていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

※以下、署名省略

 

 

 

番外:メールのみでの連絡(コロナ対応)

 

 

件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社○○ ○○(名前)

 

〇〇〇〇株式会社

〇〇部〇〇課

課長

〇〇様

 

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

 

早速ではございますが、貴社を担当させていただいております件につきまして、弊社担当変更のご連絡を申し上げます。

 

■担当変更日

・○月○○日(○)

 

■新担当者及び連絡先

・新担当者:△△ △△(読みかな)

・E-Mail:○○○○○@○○○○○.○○.○○

・携帯電話:○○○-○○○○-○○○○

 

(担当変更の理由、新担当者の情報等)

 

これまで○○様には、ご指導ご鞭撻をいただけ、私自身も成長させていただくことができました。

本来であれば、お伺いして直接ご挨拶させていただくべきところですが、昨今の状況を鑑みまして略儀ながらメールにて御礼申し上げます。

 

今後とも変わらぬ弊社へのご愛顧とお取引をいただきますよう、お願いいたします。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

※以下、署名省略

 

 

 

前任者がメールを送るときのポイント

 

担当変更の挨拶メールを書く時のポイントをまとめておきます。

以下のことを意識して書ければ、相手にも印象の良い内容を送れると思います。

 

 

 

  • 担当変更になる理由
  • いつから誰になるのか
  • 後任者の簡単な情報
  • これまでのお礼を添える
  • 後日訪問の旨を伝える

 

 

 

 

担当変更になる理由

 

ここは当然、必須ですね。相手からすれば、なぜ担当が変わるのか気になるので。

 

ボクは例文(人事異動時)のように、基本的に冒頭から書いています。

 

ただし、退職の場合は相手に衝撃を与えてしまうので、冒頭からは書かない方がいいです。

 

あと、退職時の挨拶として気をつけたいこととして、「自己都合退職」ということは明記しておかないと相手(お客さん)から見た会社の印象が変わってしまいます。飛ぶ鳥跡を濁さずで。

 

 

いつから誰になるのか

 

ここも、相手(お客さん)からすれば、どのタイミングで誰になるのかは気になって仕方ないので。

 

ボクの場合は、例文のように箇条書きにして「担当変更日」と「新担当者の名前・連絡先」を入れるようにしています。

担当変更を知らされた相手によっては、連絡先を登録しておきたい人もいるはずなので、こういうことは早く伝えておくべきです。

 

 

後任者の簡単な紹介

 

ここは人によって様々ですが、ボクは相手の立場で考えるので、簡単な経歴であったり人柄などを紹介します。

 

担当変更を知らされる側からすれば、『新しい人はどんな人なんだろう?』『何か情報はないものか』などと考えるはずなので。

 

担当変更で不安になっている気持ちを、少しでも和らげられればいいですからね。

 

 

これまでのお礼を添える

 

ここも礼儀の部分なので、漏れないように気をつけたいところです。

 

後日訪問するときよりも先にお礼を伝えることで、相手からすれば『感謝されている』と思ってもらえ、引き継ぎもスムーズにできます。

 

ちなみに、ボクは例文にもあるように、会社の窓口としての言葉も入れるようにしています。

 

 

後日訪問の旨を伝える

 

ここは文面の最後でいいので、忘れないようにしてください。

 

この部分を入れないと、相手からすれば『挨拶に来ないのか?』となってしまうので。

 

そして、出来ればメール後には電話を入れたり、アポを取るなどをしていれば「メールだけで放置している」という風に思われることもありません。

 

 

 

後任者が送る挨拶メールの例文

 

後任者の場合は、前任者が送るよりも簡潔になるように心掛けてください。

これから話す機会はいくらでもあるので、要件だけ伝えることです。

 

 

例文:別事業部からの着任

 

 

件名:【担当者着任のご連絡】株式会社○○ ○○(名前)

 

〇〇〇〇株式会社

〇〇部〇〇課

課長

〇〇様

 

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇と申します。

 

早速ではございますが、表題の件につきまして、貴社をご担当させていただいておりました△△(前任者)が○月○○日付にて退職となりましたので、後任となります私○○(名前)がご挨拶のご連絡をさせていただきました。

 

■担当変更日

・○月○○日(○)

 

私は、これまで☐☐事業部にて主に新規開拓に従事しておりましたので、至らない点もあるかもしれませんが、ご指導ご鞭撻いただきますよう、よろしくお願いいたします。

 

後日改めまして、ご挨拶にお伺いさせていただきたいと思っておりますが、まずは略儀ながらメールにてご挨拶申し上げます。

 

それでは改めまして、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

※以下、署名省略

 

 

 

後任者がメールを送るときのポイント

 

後任者が送る時のポイントもまとめておきます。

新担当者からすれば緊張しますが、以下のことを押さえていれば大丈夫です。

 

 

 

  • 簡単な自己紹介はする
  • いつから担当するのか
  • 後日訪問の旨を伝える

 

 

 

 

簡単な自己紹介はする

 

ここは前任者が連絡するときと同様として、簡単な情報でいいので相手を安心させてあげましょう。

 

そして、謙虚な姿勢でご指導いただきたい旨も添えておけば可愛がってもらえたり、あるいは前任者にはなかった案件を任されるかもしれません。

 

 

いつから担当するのか

 

前任者が退職済みなのであれば連絡した日からになると思いますが、まだ前任者が在籍中の場合は明確な日付を添えてください。

 

 

後日訪問の旨を伝える

 

前任者が送るときと同様に、メールだけで終わらないように気をつけてください。

 

そして、たとえ前任者から日付の連絡していても、後任者としても再度送るようにすることです。

 

 

よくある質問:連絡先はどうすればいい?

 

後任者としての連絡先は署名でOKです。

 

メール文中に書いておいてもいいですが、署名は礼儀として必須なので。

 

署名内に電話番号・メールアドレス等の必要な情報を全て入れておけば、それだけで十分な情報提供になります。

 

 

 

 

 

まとめ:引き継ぎは責任のバトンタッチ

 

担当変更は顧客からすれば、デリケートな話です。

 

決して、安易に対応できるような要件ではないので、自分が本人の立場になるように心掛けることで、前任者・後任者関係なく、その後も良好な関係を保つことができます。

 

営業職に関わらず、担当変更の連絡はどんな職種でも必要になってきます。

 

それは裏返せば、あなた自身が一人前として責任ある仕事を任せられている証明でもあります。

 

なので、相手(お客さんや引き継ぐ人)に対して快く受け入れてもらえるように、あなたなりの誠意を尽くしましょう。

 

 

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