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【比較】差別化する営業日報の書き方を経験者が暴露します【例文つき】

2021年11月29日

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【比較】差別化する営業日報の書き方を経験者が暴露します【例文つき】

2021年11月29日

日報の書き方に悩む営業マン

「営業日報って毎日書くけど、何のために書くんだろう?あと、書き方のポイントや具体例なんかないかなー?」

 

この記事では、そんな疑問にお答えします。

 

 

 

 

 

 

記事の信頼性

この記事を書いているボクは、営業歴19年・営業マネージャー歴6年。

営業7年目でマネージャーに抜てきされ、管理職という立場で6年間部下の日報を見てきました。

営業マンと管理職の両方を経験したボクが、営業日報の書き方を惜しみなく提供します。

 

 

 

 

 

 

営業日報を書く目的はこの3つ

 

営業日報を書く目的は、以下の3つだけです。

 

 

  • 振り返り&備忘録
  • 貴重な経験の発信
  • 自己研磨のバイブル

 

 

 

 

振り返り&備忘録

 

日報は、自分のやってきたことを振り返るリソース(資源)になります。

 

ミーティング・会議資料のための情報源や、お客さんとの約束事を再確認できるから。

 

実際、ボクも会議で発表するための資料作りは、必ず日報を読み返します。

 

日報を読み返せば、「あの時、〇〇していた」や「こういう流れで成約できた」などを振り返ることができ、発言する内容も具体的なものになります。

 

それに、同じお客さんのところへ次回訪問する前に読み返すことで、記憶がよみがえってきて課題が明確になるので備忘録としても、とても有効です。

 

 

 

貴重な経験の発信

 

営業マンが書く日報は、会社にとって重要な情報です。

 

なぜなら、社内にいる上司や事務員、現場の職員は外回りをしていないから。

 

今や日報はサーバー等に入れて、社内で共有できる報告書の一つになっていると思います。なので、その内容は誰でも読むことができます。

 

社内で働いている人からすれば、外回りしている営業マンがどんなことをしているのか気になるのが普通。

 

現に、ボクも日報に書いていた内容を事務員の人が知っていて、話が盛り上がったことがありました。コミュニケーションの一環にもなるわけです。

 

 

 

 

 

自己研磨のバイブル

 

実は、営業マンが日報を書く最大の目的はココです。

 

営業という職種は、自分で奮い立たせながら成績を上げていかないといけないから。

 

自分が書いた営業日報で、PDCA(Plan:計画/Do:実行/Check:評価/Action:改善)を試みるべきです。

 

簡単に例えれば、こんな感じ。

 

PDCA

  • あのお客さんには、○○を提案しよう(Plan:計画=準備)
  • ○○を提案してみる(Do:実行)
  • 受注できたかどうかを振り返る(Check:評価)
  • ○○はダメだったのは、こういう理由だから、次に提案するとき(または違うお客さんには)△△を提案してみよう(Action:改善)

 

 

 

ちなみに、この流れの中には、自分の営業日報を指摘してくれる上司や先輩から声も取り入れること。なので、営業日報にはできる限り、ありのままを書くべきですね。

そうすることで、自分の成長につながります。

 

営業という職種は、そうやって実績作りをするものというのが、20年近く営業を続けてきたボクの持論です。

※偽りを書いているようでは論外。

 

営業に向き合っているには、こちらの記事も合わせてご覧ください。

 

【経験談あり】営業マンに本当に必要な5つのスキル~実務&思考編~

 

 

 

 

 

営業日報の書き方5つのポイント

 

ボクが選ぶ、営業日報の書き方のポイントは以下の5つです。

 

 

  • 全て書かず、ありのままで
  • 数値化・定量的を意識する
  • 訪問による収穫は明確に
  • 客観的な視点は忘れない
  • 根詰めて、書かないように

 

 

 

 

全て書かず、ありのままで

 

日報は、特筆すべきことだけを書けばOKです。

 

無駄な表現や着飾った言葉は、自分にとっても読む相手にとっても遠回りになるから。

 

そして、成功だけが成果ではないことも念頭に置いておくべき。

 

なので、ボクの場合は失敗談も普通に書きます。

 

失敗談を書くことで、自分にない意見やアドバイスをもらえ、新しい営業手法を見つけられるので楽しいですよ。

 

 

よくある質問:失敗談なんかを書けば、評価が下がるのでは?

 

会社によっては、そうかもしれません。

 

でも、その失敗談をそのまま失敗にしないようにするのも大事です。

 

ボクの場合は、「失敗したからこそ、次は○○を試して(挑戦して)みる」ということを公言しています。そして、アドバイスを促せばいいわけです。

 

それに、その失敗を表面的にとらえられて評価だけが下がったり、批判する会社なら辞めるべきです。そういう組織では、営業としてのスキルアップは難しいから。

 

 

 

数値化・定量的を意識する

 

ここは、営業として基本的なところですね。

 

理由は、日報を具体的に伝えるには、この数値化することが手っ取り早いから。

 

数値化して報告するときは、以下のことも注意してください。

 

 

  • あくまで概算で構わない
  • 毎回は書かなくてもいい
  • 良く見せようと脚色しない

 

 

 

 

あくまで概算で構わない

 

日報で、一桁の数値までの報告は求められていません。

 

判断材料として目安となる数値を報告すれば、それでOKです。

 

その数値をもって「どう動くのか」を判断したり、具体的な報告が必要であれば「別で報告の場を設ける」などにすればいいだけです。

 

 

毎回は書かなくてもいい

 

数値化することが、全てにとって良いわけではありません。

 

なぜなら、無機質な報告になってしまうから。

 

『日報に文章らしさは求めない』と言われれば、そこまでの話ですが、文章は流れが大切ですよね。その中で、毎日無理に数字で表現するのは不自然ですし、点数稼ぎのように取られかねないです。

 

 

良く見せようと脚色しない

 

ここは、意外とやっている(脚色している)人も少なくないと思います。

 

営業マンは、自分が担当することで業績が上がっていると思われたいですからね。

 

でも、ボクは実績が下がっていても普通に報告します。そこに、自分がどう取り組めばいいかの宿題ができるから。

 

 

 

訪問による収穫は明確に

 

これこそが、営業マンの仕事です。

 

営業をしている以上、必ずヒントが得られるものはあるから。

 

営業は日々の積み重ねなので、こういった「訪問による収穫」を明確にできる人と、できない人とでは雲泥の差が開きます。

 

だから、ボクは訪問したあと必ずと言っていいほど、振り返るようにしています。

 

頭の中で振り返ることで日報にも反映できますし、「ここはどうしても報告しないといけない」「今後のために押さえておきたい」となった時はメモったりします。

 

そうするだけでも、日報の質が上がりますよ。

 

 

具体的には、以下のイメージ。

 

メモ

  • 「世間話だけで、終わってしまった・・・」

    「世間話の中で、あの担当者は『こういうタイプが好きで、ああいうタイプが嫌いなのか』ということがわかった」
  • 「納品だけで、すぐに帰ったから・・・」

    「納品の時に、『別で納品されている箱のロゴが競合他社だったこと』を新たに見つけた」
  • 「○○を提案したけど、断られた」

    「○○を提案したけど、『△△があるから、今は○○は必要ない』と断られたから、次は☐☐で提案する価値があることがわかった」

 

 

営業マンが「訪問するときのマナー」に関する記事も書きました。

 

【簡単】営業で失敗しないための訪問マナー3ステップ【経験談あり】

 

 

 

客観的な視点は忘れない

 

日報だけでなく、文章を書くときには必須な観点ですね。

 

読む側の立場で書くことで、誤って捉えられることもなく、相手へ気づかえる書き方が評価されることもあります。

 

ボクの場合は、(すべての日報ではありませんが)重要な報告をするときは、読み返すようにしています。

 

日報を書いていると、結構独りよがり的な人も少なくないので、「相手がどんな情報を求めているか」や「有益な情報とは何か」ということを模索しながら書くことをオススメします。

 

 

よくある質問:「客観的な視点」が身につかない

 

確かに、いざやろうと思ってもなかなか難しかったりしますね。

ボクが心がけているのは、以下です。

 

 

  • 疑問視してみる
  • 考え方を代用する
  • 分析&検証する

 

 

 

疑問視してみる

 

自分が書いた内容に対して、「これでいいのか」と質問を投げかけてみれば、どういう経緯でそう書いたのかが見えてきます。

 

そこを具体化すれば、親切な内容に変わります。

 

 

考え方を代用する

 

尊敬している人や上司なら、「どう考え・発信するだろう」という癖をつけることです。

 

自分ではない第三者になりきることで、主観的な内容から離れられます。

 

 

分析&検証する

 

日報で数値化すれば、自然と分析&検証できます。

 

主観的な内容は、その人だけが理解できているフワフワしているものに対して、客観的な視点で書いた内容はきちんとこれができています。

 

 

 

根詰めて、書かないように

 

メンタル的な話です。

 

毎日書くものなので、気楽に書くというのも大事かと。

 

ボクは、基本的に日によって報告する量はまちまちです。

 

そうすることで、以下のメリットもあります。

 

 

  • 義務的な業務にならない
  • 内容がマンネリ化しない
  • 読む側にもメリハリがつく

 

 

 

義務的な業務にならない

 

「日報は楽しく書くべき」とまでは言いませんが、仕方なく書いているうちは自分の大切な資源にはなりません。

 

書く以上は、会社の看板を背負った代表という気持ちで、会社のために貴重な情報をギブすることです。

 

 

内容がマンネリ化しない

 

マンネリ化させないコツは、「たまには違う視点で書いてみる」です。

 

例えば、「今日は商品(またはサービス)にフォーカスする」「明日は担当者にフォーカスする」「その次は比較対象を見つけて・・・」というような日を作るだけで、新鮮な気持ちで書けますよ。

 

 

読む側にもメリハリがつく

 

読む側(上司)も、毎回まじめに読んでいるとは限りません。

 

それなら、「本当に必要な情報を、必要なときに」というように淡白な内容の日があっても、責められることはありません。

 

もし、内容に関してツッコミが入るようであれば、そのように心掛けているということを伝えれば納得してくれるはずです。

 

 

 

 

 

営業日報を書く時の例文3パターン

 

それでは、「ダメな例」と「良い例」に分けて、以下の3パターンで営業日報の書き方を解説します。

 

 

  • パターン1:折衝・商談編
  • パターン2:情報交換編
  • パターン3:新規開拓編

 

 

※ちなみに、ここでの営業の業種は「有形商材」に設定しています。

 

書くことが苦手な人、何を書けばいいかわからない人は、必読ですね。

 

 

 

パターン1:折衝・商談編

 

まずは、営業なら必ずある、折衝・商談をしたあとの報告です。

 

ダメな例

今回は、○○(商品)の案内に訪問。

○○について、商品の内容は満足いただけていたが、現時点では△△があるから見送られることになりました。

次回訪問の際は、△△の状況を確認して、再度○○を提案してみます。

 

 

良い例

今回は、○○(商品)の案内に訪問。

結論として、○○は断られましたが、次回訪問時の課題が明確になりました。

まず、○○が断られた理由について、△△があるから現時点での導入は見送るとのことでした。しかし、商品内容は、☐☐の機能が△△よりも50%も費用を抑えられ優れているという回答をいただけました。

そのため、次回訪問時の課題は、△△の消費状況や○○の魅力を再度PRして、具体的な切替時期を確認していきます。

 

 

比較&評価

  • 「ダメな例」は内容が淡白すぎるのに対して、「良い例」は具体化できている
  • 「良い例」は最初から結論が述べられ、断られた内容も数値的に納得されている
  • 「良い例」は、今回案内した商品も、後継品として受け入れる前提での回答であることが見受けられる
  • 「ダメな例」が単に『状況を確認して~』としているのに対して、「良い例」は『再度PRや切替時期の明確化』という課題(やること)を宣言できている

 

 

 

パターン2:情報交換編

 

次に、顧客へ定期訪問したあとにする報告はこちら。

 

ダメな例

本日は、定期訪問による情報交換。

まず、同社では現状○○の入荷が遅れていることで、△△の製造=売上も先延ばしになっているようでした。

また、今期は前半が好調であったのに対して、後半では下降ぎみにあり、来期の予算を下方修正する方向で考えているとのこと。

そして、製造現場の状況について、低実績のあおりを受けて人員整理も視野に入れているとのことでした。

 

 

良い例

本日は、定期訪問による情報交換。

今回の内容は、3点(①売上傾向②業績低迷③人員整理)についてでした。

① 同社では現状○○の入荷が約90日遅れていることで、売上シェア1位を誇る△△の製造=売上も120日先延ばしになっているようでした。

② 今期は前半が前年比120%と好調であったのに対して、後半では前年比60%と下降ぎみにあり、来期の予算を20%減にて下方修正する方向で考えているとのこと。

③ 製造現場の状況について、前年比▲20%という低実績のあおりを受けて、人員整理も5~10名の削減または10%程度の減収も視野に入れているとのことでした。

 

 

比較&評価

  • 「良い例」は、前提情報として『3点』という報告がされている
  • 「ダメな例」にない数値化が「良い例」にはある
  • 「良い例」にある『売上シェア1位』→どんな商品かがわかる
  • 「良い例」にある『5~10名の削減または10%程度の減収』→どれだけの整理なのかがわかる
  • 「良い例」は番号が振ってあるので、『まず』『また』『そして』などの副詞や接続詞をつけず読みやすい

 

 

 

パターン3:新規開拓編

 

最後に、新規開拓で初めて訪問したときの場合です。

 

ダメな例

電話でアポイントの上、初訪問。

最初に会社案内をして、当社の魅力(製造環境や商品内容)について触れました。

案内した内容に関して、同社にはない○○の環境が当社には整っていることで取引するメリットは感じていただけました。

他にも、当社との取引するメリットとして、人員不足にも屈しない「△△」というオペレーションがしっかりしていることを評価いただけました。

当社の商品に関しても、☐☐の機能性が優れているところが他社との差別化がされているとの反応でした。

 

 

良い例

電話でアポイントの上、初訪問。

まず、今回面談まで漕ぎつけた背景について、電話の段階で○○という製造環境や「△△」というオペレーション、商品の☐☐の機能性が優れている点を伝えていたことで、興味を持っていただけました。

興味を持っていただけた内容の詳細を案内して、その後に困りごとを確認したところ、売上拡大に向けて起爆剤になるような商品を探していたとのこと。

当社との面談に至った経緯については、前述の売上拡大はもちろん、そのバックグラウンドとして「△△」というオペレーションに関心が高かったということがわかりました。

それに伴い、当社から「社内見学」を持ち掛けたところ、是非とも伺いたいという反応をいただけました。

 

 

比較&評価

※この例では新規開拓のため、あえて内容を変えてあります。

 

  • 「良い例」では、初めて訪問するに至った背景が具体的に書かれている
  • 「良い例」は困っていることを聞き出せていて、案内とリンクできている
  • 「良い例」は、先方がなぜ会ってくれたのかをキチンと掘り下げられている
  • 「良い例」では『社内見学』というように、取引に向けて一歩前進している
  • 「良い例」は、「ダメな例」のように、単にこちらからの案内のみになっていない

 

 

営業トークに悩んでいる方は、こちらの記事をご覧ください。

 

【保存版】できる営業マンの話し方20のコツ【経験談&具体例あり】

 

 

 

 

 

まとめ:営業日報の書き方は難しく考えず、概要を報告すること

 

営業日報は、営業マンにとって切っても切れない報告ツールです。

 

なので、「書いていて楽しくない」や「社内営業のためのツール」と思うのではなく、「あくまでも日々の概要を伝えるツール」とすれば、少しは肩の荷も下りるのではないでしょうか。

 

本当に重要な情報は別途報告、または会議などで情報共有するので。

 

結論:日報は、特筆すべき内容を、時間を割かずに書けばOKです。

 

深く考えずに行きましょう。

 

 

この他にも、ボクの経験をもとに、営業マンに向けた記事を書いています。

 

【経験談】ルート営業がきつい本当の理由5つを公開【失敗談あり】

 

【実証】営業のテレアポでボクが成功させているコツ【5ステップ】

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